电子账簿怎么用：把会计凭证生成一本电子账的完整指南

一、电子账簿是什么

一句话：把财务软件内的有效会计凭证，生成一份完整的电子档，包含账簿封面和所有凭证内容页。

它与"导出一堆凭证文件"的区别在于"一本"——有封面、有页码、有顺序，可以一页页往下翻，也可以直接跳到某张凭证。封面第一页会带上立档单位、期间、凭证类别和起止号，与纸质账簿封面承载的信息一致。

功能由三部分组成：

这项功能入口在柠檬云财务软件：【凭证】→【查看凭证】页面顶部。

二、凭证归档的三个现实难题

会计凭证的归档，长期卡在三个环节上。

找。 凭证装订入柜后即处于"半失联"状态。审计或税务要调阅某张凭证时，需要先回忆月份、翻标签、逐册抽找，耗时从几分钟到半小时不等；若经手人已换岗，往往只能整箱翻查。

存。 按《会计档案管理办法》附表，原始凭证、记账凭证的保管期限为 30 年，总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿同样为 30 年。纸质凭证占用物理空间，且受潮湿、虫蛀、搬迁等因素影响。

传。 会计档案原则上不外借，但实际调阅需求频繁——年审的审计、核查的税务、核对数据的同事、需要了解某笔支出的负责人、交接时的下一位会计。不外借又必须提供，于是常见做法是拍照或扫描，效率低且难以保证完整。

三、政策怎么说：电子会计档案的合规依据

关于凭证能否只保存电子版本，现行规定已经给出路径。

《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号，2015 年 12 月 11 日公布，自 2016 年 1 月 1 日起施行）第七条明确，单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案；第八条规定，同时满足相应条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号，财政部、国家档案局，2020 年 3 月 23 日发布，自发布之日起施行）第二条明确，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力；第五条明确，符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力，除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

政策来源： 《会计档案管理办法》https://www.saac.gov.cn/daj/bmgz/201512/49f6b5b209524c8480794a3fbe388d43/files/fc74e63309eb4fe9b2ed621427e794d3.pdf 财会〔2020〕6 号 https://kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/202003/t20200331_3490938.htm

需要注意的是，条文给出的是条件，落到具体企业还要看自身的档案管理制度是否配套。这一点在第六节里再展开。

四、电子账簿怎么用

1. 生成

进入【凭证】→【查看凭证】，点击页面顶部的【电子账簿】，在弹窗中选择纸张类型与月份，确认后点击【生成】。

可选的纸张类型与凭证打印保持一致，包括发票版 14×24cm、A4 整版、A4 两版、A4 三版、A5、B5 等。

2. 翻阅

生成后系统自动进入预览页，默认展示账簿封面。翻阅方式包括：

其中"按凭证字号定位"对调阅场景最实用。例如要查"记-14"号凭证，选凭证字"记"、输入"14"后按 Enter，即可直接落到该凭证所在页。

3. 输出

• 打印：点击【打印】进入打印预览，打印内容包含封面和所有凭证内容页。适合仍需纸质存档或习惯装订成册的单位。
• 下载：点击【下载】保存到本地，文件名会自动标注账簿期间、账套名和下载日期，例如"电子账簿_2026年4月_账套名_下载日期"，便于日后按期间检索。
• 分享：点击【分享】自动生成链接并复制到剪贴板。对方打开链接即可在线查看完整电子账簿，无需登录系统；链接 24 小时内有效，过期需重新分享；分享页仅支持查看，不支持打印和再次分享。

五、四类适用场景

月度或年度归档。 不管最终是纸档还是电子档，电子账簿都能省掉整理、排序、配封面、写标签这一串动作。要纸质的直接打印装订，要电子的下载存档。

审计与税务调阅。 按月生成后把分享链接发出去，对方自行翻阅、自行按凭证号定位，会计这边不必逐张翻找和拍照。

内部核查。 负责人或业务同事想核对某笔支出，通过链接看到的是带封面的完整账簿，顺序、页码、上下文都在，不用来办公室查原件。

岗位交接。 交接清单可以具体到"某年某月一本账"，逐月核对，原件不用借出、不用搬动。

六、常见问题

电子账簿和直接打印凭证有什么区别？ 直接打印凭证输出的是散页；电子账簿会按凭证顺序配好封面与页码，生成一本可翻阅、可跳页、可按凭证号定位的账，也支持在线分享。

为什么我的页面没有电子账簿按钮？ 通常是当前账号没有凭证打印权限，请联系管理员在权限设置中开通。

分享出去的链接会一直有效吗？ 不会。链接 24 小时内有效，过期需要重新分享。

有了电子账簿，是不是就不用保存纸质凭证了？ 取决于单位档案管理要求。满足《会计档案管理办法》及财会〔2020〕6 号规定条件的电子会计档案，可不再另以纸质形式保存；具体执行建议结合本单位制度并咨询主管部门。

七、总结

记账、报税、报表早已搬到线上，归档是最后一段还没完全跟上的环节。电子账簿把"一个月的凭证"变成"一本能翻的账"，让生成、查阅、打印、下载、分享这一串动作在同一个入口完成，直接对应找凭证慢、存凭证占地方、传凭证不方便这三个老问题。

至于归档最终走纸质还是电子，政策已经留出了空间，企业可按自身制度与主管部门口径选择。无论选哪条路，先把凭证整理成规范成册的电子档，都是划算的一步。

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